Qu’est ce qu’un cahier des charges et comment le rédiger ? 

Ce que l’on conçoit bien s’énonce clairement, et les mots pour le dire arrivent aisément
écrivait Nicolas Boileau.

Mais parfois quand il s’agit de parler de son entreprise, soit l’on perd les mots, soit l’on en a beaucoup à dire.

Dans le cadre de la réalisation d’un projet digital, vous aurez à communiquer vos besoins esthétiques et fonctionnels, vos contraintes techniques et surtout votre univers dans un document synthétique qu’est le cahier des charges.

De l’arborescence de votre projet de site internet, jusqu’à son design et son référencement, le cahier des charges vient répondre à vos propres questions tout en apportant des éléments à vos interlocuteurs.

De plus, dans un environnement de mise en concurrence, il vous permettra de demander des éléments similaires afin de pouvoir comparer des prestations équivalentes et ainsi juger du meilleur rapport qualité prix.

De quoi se compose concrètement votre cahier des charges ?

Votre univers stratégique

L’histoire de votre entreprise

Votre entreprise, vous la connaissez mieux que quiconque, vous l’avez peut-être bâtie et connaissez les moindres détails de son histoire. Pour qu’un interlocuteur puisse mieux cerner votre projet, il vous faut lui raconter votre histoire. Imaginez que vous soyez en face d’un investisseur auquel vous devez pitcher votre entreprise. En deux minutes, que lui diriez-vous ? C’est aussi de ça qu’il s’agit ici. Veillez à raconter votre histoire. Vous pouvez parler de vos missions, de vos valeurs, du nombre de collaborateurs, du profil de vos clients etc…

Vos objectifs

Pour bien vous faire comprendre et transmettre vos attentes, il est judicieux de parler de vos objectifs internes. Expliquez sommairement là où vous voulez vous diriger avec votre nouveau projet et la façon dont ce dernier vous amènera à ces objectifs.

Expliquez aussi pourquoi vous avez choisi ce timing ? Pourquoi maintenant ? Est-ce la fin d’un cycle ? Le début d’un autre ? Une évolution programmée de longue date ? 

En somme, à quelle fonction le site va-t-il répondre ? Présentation de votre offre ? Récupération de leads, c’est-à-dire des contacts qualifiés et intéressés par votre entreprise ? Vente de vos produits ? Prise de rendez-vous ?

Votre client idéal

Votre clientèle est-elle composée de professionnels ou de particuliers ? Quels sont leurs centres d’intérêt ? Comment pourra-t-on attirer leur attention ? Quelles sont leurs préoccupations ? Ces informations sont très importantes pour vos interlocuteurs.  Cela leur permettra de vous proposer des solutions au plus près de vos attentes mais aussi et surtout de celles de vos clients

Vos concurrents directs et leur site internet

On dit souvent qu’il n’y a pas meilleur exemple que le concret. Pour donner une idée de ce que vous voulez et ce que vous faites à vos interlocuteurs sur le projet, vous pouvez prendre en exemple des réalisations de votre entourage ou vos concurrents ! Cela a une double utilité : connaître vos aspirations mais aussi les pratiques de votre secteur d’activité. N’hésitez pas à prendre à l’inverse des sites internet qui vous déplaisent afin de bien être compris par votre prestataire !

Vos attentes opérationnelles

Votre univers visuel

Si vous souhaitez conserver des éléments graphiques de votre entreprise ou les faire évoluer, c’est le moment de l’inscrire. Vous pouvez expliquer vos choix graphiques dans ce document et parler de votre univers pour inspirer ceux qui travaillent sur le projet. Vos logos, vos couleurs, vos polices de caractère, vos visuels à utiliser, votre style (décalé, formel) ? En somme, votre site doit être une déclinaison de votre charte graphique et refléter votre personnalité.

Vos fonctionnalités

C’est l’une des parties les plus importantes mais aussi les plus exigeantes du cahier des charges. Tout ce qui sort du cadre de la simple consultation ou de la simple navigation sur votre site sera considéré comme une fonctionnalité. Détaillez suffisamment vos attentes et les utilisations que vous en attendez. 

Il y a plein de types de fonctionnalités, n’hésitez pas à les lister et soyez sûr que vos interlocuteurs ont exactement compris ce que vous voulez. Votre projet devrait intégrer un moteur de recherche ? Un back office sécurisé  ? Un espace client ? Une médiathèque ? Un blog ? Un formulaire d’inscription à la newsletter ? Un blog ? Un espace client ? 

Quelle stratégie de contenu avez-vous choisie ? Aurez-vous à publier des articles ? 

En tous les cas, il convient d’exprimer clairement par des exemples concrets ce que vous souhaitez et ce que vous ne souhaitez pas !

Le choix de la solution technique

Sur le plan technique, si vous ne savez pas choisir une solution plus qu’une autre, interrogez-vous sur la manière dont vous souhaitez l’administrer (vous-même ou le prestataire), le niveau d’indépendance, si vous préférez être propriétaire de votre site ou acceptez les solutions sous forme d’abonnement, quelle évolutivité vous souhaitez (fonctionnalités, intégration avec des outils métier, boutique en ligne…)

Toutes ces informations sont précieuses et permettront au prestataire de vous orienter vers une solution technique plutôt qu’une autre. 

Pour aller plus loin, retrouvez notre article “5 solutions pour créer votre site internet”.

Vos attentes organisationnelles

Les rôles de chacun dans la phase de vie du projet 

Une partie importante que devrait comporter votre cahier des charges est la mention de tous ceux qui vont participer au projet. Il est indispensable de mentionner les intervenants et leurs rôles (par exemple validation des maquettes, validations des choix technologiques). Cela permettra aussi de savoir qui dans votre équipe est l’interlocuteur (transmission des contenus et accès). 

De même, en terme de suivi de projet avec le prestataire, quelles sont vos attentes ? Est-ce que les présentations de maquette, la validation des contenus, la formation peuvent se passer en distanciel ou non ? Attendez-vous qu’un point soit fait toutes les semaines avec vos équipes ? 

Tous ces paramètres doivent être clairement formulés dans votre cahier des charges car ils peuvent avoir un impact sur le devis.

Votre Budget 

Lorsqu’on commence à parler budget, il est essentiel de bien réfléchir en amont.  

Si vous avez déjà une idée de budget, n’hésitez pas à le mentionner. Cela permettra au prestataire de voir en un coup d’œil s’il peut se positionner ou pas, ce qui fera gagner du temps à tout le monde ! Ce n’est pas une obligation, mais dans ce cas, il vous faudra accepter de recevoir des offres potentiellement déconnectées de votre budget.

Pensez également à séquencer les différentes fonctionnalités en mettant d’un côté tout ce qu’il vous faut dans la première version de votre site internet puis de l’autre les options. Vous aurez ainsi un découpage de votre devis qui le rendra plus lisible et vous permettra ensuite de comparer plus facilement les offres reçues.

Si vous souhaitez avoir une petite idée de combien coûte un site internet, on vous recommande de lire notre article sur le sujet

Les délais à respecter

 

Les délais, après le budget, sont un autre aspect fondamental. Idéalement, votre site internet, vous le souhaitez opérationnel pour quand ? Là encore, cela peut largement influer sur le devis !

Si c’est pour hier, le prestataire peut justifier une hausse de prix pour prioriser votre projet. 

Quoi qu’il en soit, c’est bien à partir de la date de livraison souhaitée qu’un rétroplanning va vous être proposé.

N’hésitez pas non plus à faire part de vos contraintes (Processus de validation long par exemple) et vos disponibilités (événement, déplacement, congés…) pour permettre d’avoir un calendrier au plus juste et éviter les dérives !

Les critères de sélection

Pour finir, parlez des modalités de sélection. Qu’est-ce qui est le plus important pour vous ? Le prix ? Les délais ? L’accompagnement ? La proximité géographique ? Cela incitera les prestataires à mettre en évidence ces points-là pour que vous puissiez avoir une grille de lecture claire des propositions. 

  

Conclusion

Ce qu’il faut retenir c’est que plus vous aurez réfléchi en amont à votre projet plus un prestataire pourra faire un devis juste et plus votre site correspondra à vos attentes ! Si nous avons bien conscience que cela prend du temps, c’est un travail nécessaire qui va vous faciliter la vie dans le choix des offres et la construction de votre site.  Il vous servira de fil conducteur et aussi de récapitulatif complet de vos demandes. En bref, il pourra s’avérer utile dans le futur !

Merci de vous inscrire au formulaire ci- dessous pour le modèle de cahier des charges Dooxy pour la création ou refonte d’un site internet : 

QUi sommes-nous ?

Dooxy est une agence de communication et de formation pour les PME et TPE des bassins lyonnais, mâconnais et stéphanois. Généraliste de la communication, nous vous accompagnons aussi bien sur la création de votre plan d’actions, la création des outils de communication que de l’exécution.

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